Dans la communication contemporaine, les moyens dont le but est de faire parvenir une information se multiplient, et cela au même titre que les méthodes employées.

Que ce soit dans les écoles ou bien les entreprises, il est important de transmettre et d’échanger des informations sur des thèmes précis. À cet effet, il existe une nouvelle méthode permettant à un ensemble de personnes d’organiser une session de travail autour d’un sujet précis,  communément appelé “workshop” ; il s’agit d’un atelier de travail organisé rassemblant un certain nombre de personnes autour d’une idée, d’une problématique ou d’un concept, le but étant l’échange de propositions et d’idées.

La particularité du workshop est qu’il peut s’étaler sur plusieurs jours, permettant ainsi de traiter et de développer le sujet en profondeur. Aussi, la majorité de ces ateliers se passent en comité restreint, ce qui facilite le dialogue et le débat entre les intervenants, permet une mise en contact plus simple et engendre une convivialité au sein de l’atelier de travail.

Vous faites partie d’une entreprise, école ou autre institution, et vous êtes tenté par ce nouveau concept ? Ou vous êtes un adepte du workshop et que vous ne savez pas comment en animer ? La suite de cet article vous concerne et va vous permettre d’en apprendre davantage sur l’atelier tendance du moment.

Comment préparer un workshop ?

S’agissant d’un atelier dont le but est l’étude d’un sujet particulier, il est important pour les intervenants de s’y préparer. Qu’ils soient experts, directeurs ou éducateurs, ces derniers doivent avoir les connaissances nécessaires et maîtriser le sujet en question. Pour cela, il est nécessaire de procéder à l’organisation et la préparation de l’atelier. Pour ce faire :

• La première étape est de définir l’objectif de l’atelier. Il peut s’agir de la communication de nouvelles tendances, de l’élaboration d’un nouveau projet ou encore de conseils sur un thème précis.
• En deuxième lieu, il faut cibler les besoins des participants. Afin que le travail soit efficace et que le contenu délivré soit approprié. Il est donc nécessaire de se renseigner sur l’auditoire.
• Ensuite, il faut préparer le plan du déroulement de l’atelier. Il doit contenir une introduction, un déroulement avec un ordre de sujets bien définis et une conclusion suivie de perspectives.
• Il est important aussi d’organiser le “timing”, à savoir décider de la durée de chaque partie de l’atelier. Dans ce cas, Il faut éviter d’oublier les pauses et les parties consacrées aux interventions de l’auditoire.
• L’avant dernière étape du processus de préparation est la répétition du workshop. Si nécessaire, penser à faire une présentation devant la famille afin d’obtenir des impressions sur la clarté et la pertinence de la présentation.
• Enfin, il est important de diffuser l’information à travers différents moyens en veillant à envoyer des invitations et prévenir les participants à temps.

Bien que ces étapes soient indispensables à la bonne préparation d’un workshop, il est aussi primordial de se munir d’un plan de secours. Dans le cas d’un imprévu, comme le mauvais fonctionnement des équipements d’appoint, le non-respect du temps alloué aux activités ou encore le nombre réduit des participants. L’intervenant doit être préparé et bénéficier d’un plan de sauvetage.

Quelles sont les étapes permettant d’animer un workshop ?

Afin d’animer un workshop, il est nécessaire de suivre un plan dans le but d’aboutir à un atelier de travail organisé et efficace. A cet effet, il faut :

• D’abord, présenter le sujet de l’atelier et son objectif.
• Si les intervenants sont nombreux, faire une brève présentation de chacun.
• Énumérer clairement les attentes en fin d’atelier.
• Procéder à la présentation préparée tout en posant des questions afin d’animer l’échange.
• S’appuyer sur des illustrations pour faire parvenir l’information (Photos, vidéos, témoignages, etc.).
• Penser à accorder des pauses afin d’éviter la lassitude et l’ennui de l’auditoire.
• Utiliser des techniques de participation comme le “brainstorming” afin d’inciter tous les participants à donner leur avis.
• Instaurer des sessions de questions/réponses.
• Si le nombre de participants est important, penser à organiser des mini-ateliers interactifs afin que chaque participant puisse intervenir.
• Ne pas hésiter à conclure, spécialement si l’objectif du workshop a été atteint.
• Elaborer un plan d’action ou un programme concernant le thème abordé, ceci en prenant en compte toutes les interventions.

Quelles sont les astuces qui permettent de bien animer un workshop ?

S’agissant d’un nouveau concept, il est difficile de maîtriser complètement l’animation de cet atelier. Afin que ce dernier soit efficace, voici quelques conseils contribuant à la réussite du workshop.

• Ne pas hésiter à relancer les participants à quelques jours avant le workshop.
• Agencer la salle de manière à encourager l’ensemble de l’auditoire à participer.
• En début de session, instaurer une bonne ambiance.
• Lors de l’atelier, distribuer des documents d’accompagnement pour accroître l’attention de l’auditoire.
• Afin d’éviter que ce dernier ne ressemble à une conférence classique, penser à diminuer le temps alloué à la présentation au détriment de celui consacré au travail interactif.
• Opter pour le système de tableau collectif dans le but d’inciter chacun à donner son avis en le notant.