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Il n’est pas rare qu’une entreprise évolue et soit amenée à changer de siège social (son adresse officielle). Dans cette perspective, avant de transférer l’adresse administrative de votre entreprise autre part, il est nécessaire de passer par quelques formalités. En effet, la décision de transfert, la modification de statuts, la publication de la mise à jour dans un journal d’annonces légales (JAL), entre autres, sont autant d’exigences auxquelles il convient de se plier.
En termes juridiques, le siège social d’une entreprise désigne son adresse officielle. C’est cette même adresse qui sera mentionnée sur tous les documents officiels de la société comme les factures, les devis, le courrier, etc. Il est à noter que le siège social peut être basé dans les locaux d’habitation du représentant légal de l’entreprise ou d’un autre dirigeant, dans un local commercial ou encore confié à une société de domiciliation, généralement située dans un quartier plus prestigieux.
Cependant, pour procéder au changement du siège social, il faut impérativement passer par 3 étapes :
La décision de transfert
Changer d’adresse et donc de siège social exige en amont l’accord d’autorités compétentes. L’organe apte à délivrer cette décision diffère en fonction de la forme juridique de votre entreprise (SARL, EURL, SAS, etc.). En outre, l’autorité décisionnaire peut également différer si vous décidez de transférer votre siège social dans un autre département que le vôtre, par exemple.
Afin de rendre officielle la décision, elle doit être suivie de la rédaction d’un procès verbal effectué par l’organe concerné.
La publication de l’avis de transfert
Lorsque la décision est délivrée par l’organe habilité à le faire, vous disposez de 30 jours pour procéder à la publication officielle de l’avis de transfert dans un journal d’annonces légales. Le but de cette procédure étant de mettre au courant les tiers de la modification statutaire. Pour être effectif, l’avis doit préciser l’ancienne adresse ainsi que la nouvelle.
La déclaration de transfert
La dernière étape consiste à déclarer au greffe du tribunal de commerce le transfert d’adresse de votre entreprise. La demande de transfert peut être effectuée par voie postale ou électronique. Cependant, elle doit nécessairement être annexée à un certain nombre de documents.
Afin de pouvoir transférer le siège social de votre entreprise à une nouvelle adresse, il est obligatoire de fournir quelques documents dont :
- Le renseignement du formulaire de modification effectué par le représentant légal de l’entreprise.
- La décision de transfert dont la certification doit être jugée conforme par le gérant de l’entreprise ou un responsable équivalent.
- Le justificatif de jouissance de la nouvelle adresse. Il peut s’agir en l’occurrence d’une facture d’électricité ou encore du bail commercial.
- L’avis de publication paru dans un journal dédié (le JAL). Une seconde attestation est nécessaire si la nouvelle adresse se trouve dans un autre département.
- Et enfin le Cerfa n°11682*03.