L’archivage numérique est de plus en plus adopté par les entreprises, en particulier par les structures qui gèrent au quotidien de nombreuses données. Il existe quelques principes et certains paramètres utiles à la mise en place efficace d’un système d’archivage pour maîtriser les coûts de gestion de façon optimale.
La majeure partie des données circulant en entreprise sont désormais d’origine numérique, le format papier étant peu à peu délaissé pour des raisons à la fois pratiques, budgétaires et écologiques.
Ce sont dans le même temps des sources d’information provenant de l’extérieur, et des données internes en rapport direct avec l’activité de la société.
Habituellement, dans un concept classique de gestion, ces informations transitent à la fois dans les CRM, dans les ERP ou encore dans les systèmes GED.
En utilisant ces outils, il y a un risque élevé d’altérations des informations, ou de modifications par un tiers.
En ce sens, l’archivage numérique favorise une bonne conservation en l’état des données électronique, sur une durée choisie selon le type de document, dans le but d’en permettre la restitution à tout moment.
L’archivage numérique permet de conserver les données en optimisant les coûts.
Pour instaurer l’archivage électronique au sein de votre entreprise de manière efficace, il faut considérer les options de systèmes d’archivage électronique assurant le stockage des données, leur durée de validité, et leur intégrité, pour intégrer ces systèmes au sein de la société. Le but est de procéder à la mise en place d’outils de gestion pour garantir l’intégrité de l’information à l’instant même où elle sera restituée, tout en maitrisant les coûts de gestion.
La mise en place d’un processus d’archivage comprend divers aspects, tels que le système lui-même, un plan d’archivage et un procédé de rétention, les coûts d’intégration et les coûts d’infrastructure de stockage.
Il est donc important de prendre en compte le volume des données qui circuleront, la valeur probatoire de celles-ci, le type de documents, ainsi que l’optimisation des options mises en place comme la signature électronique ou l’horodatage, par exemple.
Ce sont ces différents paramètres qui définiront la politique d’archivage la plus adaptée pour la société. Les coûts seront liés à ces choix, et ils seront réduits à mesure que le volume des données augmente.
Les systèmes d’archivage numérique permettent une protection efficace contre les risques, une diminution du coût de stockage, et une élimination des coûts de maintenance.
Que devez-vous archiver et pourquoi conserver vos documents ?
Une entreprise peut avoir de multiples raisons de réorganiser ses archives et de passer à l’archivage numérique de ses documents.
Cela peut être nécessaire pour les documents contractuels ou pour des raisons légales, dans le but d’avoir une preuve en cas de litige. Il s’agit alors d’un archivage dit à valeur probatoire.
C’est aussi en général la volonté de simplifier la recherche de documents aux différents utilisateurs, afin de retrouver les informations rapidement et de gagner du temps au quotidien.
L’archivage numérique offre la possibilité de conserver de façon automatisée les dossiers, les données comptables, les documents RH, les courriers, les e-mails et tout document qui doit être gardé durant une durée définie ou de manière permanente.
Avec l’archivage électronique il est possible de maîtriser les risques en respectant ses obligations légales de durée d’archivage, et de protéger les droits de l’entreprise en rendant possible la production de documents à valeur probatoire.
Cela est très utile lors d’un audit, d’un contrôle, d’un sinistre ou lors d’une convocation au tribunal.
L’archivage numérique est donc une excellente solution pour faciliter l’exploitation des documents en permettant un accès plus rapide et plus facile aux collaborateurs d’une société.
De plus, il favorise une bonne communication, constitue un bon moyen de preuve et est un redoutable outil de mémoire.
Les avantages de l’externalisation de vos archives.
Externaliser ses documents d’entreprise présente de nombreux avantages, et c’est avant tout une sécurité pour les archives physiques et électroniques.
À ce titre, il existe des lieux de stockage spécialement conçus pour cela, ou des serveurs informatiques sécurisés pour tous les documents, jusqu’aux plus sensibles.
Grâce aux différents systèmes il devient simple de maitriser ses coûts, tout en ayant l’opportunité de se recentrer sur son métier sans avoir à faire face à une gestion contraignante.
C’est donc un gain de temps favorable au développement de votre activité et à sa pérennité. Cela permet de répondre en tous points aux exigences de la réglementation légale des durées de conservation et de bénéficier d’un accès facilité à toutes les données. C’est aussi l’assurance que les informations sont protégées grâce à un hébergement hautement sécurisé.
Quels sont les bénéfices immédiats que vous pouvez attendre de l’archivage numérique ?
L’archivage numérique garantit que la valeur probatoire des documents est préservée, de part notamment l’horodatage et la signature électronique, et assure la bonne traçabilité des données ainsi que leur journalisation.
Ces solutions clés en main hautement sécurisées assurent la continuité du service et un accès en ligne en permanence, avec la possibilité de récupérer n’importe quelle information à tout moment. L’archivage électronique, au sein d’une entreprise, favorise une organisation plus performante et une gestion simplifiée pour un gain de temps considérable dans la recherche des documents, tout en réduisant les coûts de façon significative.
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